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出版品名稱:電子文件與電子檔案之管理:以歐洲及我國之發展為例
作者:林秋燕
ISBN No:978-957-29336--9-5
出版者:財團法人孫運璿學術基金會
出版時間:2011年8月
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自序:

終於完成考察研究報告了!
         
總覺得人生中的安排充滿驚喜與未知,從98年底獲得財團法人孫運璿學術基金會的傑出公務人員獎項,迄今1年多的時間裡,日子馬不停蹄似地旋轉,先得準備及通過台大圖書資訊學研究所博士班的資格考試,好讓自己可以安心的準備獎項所提供的出國考察計畫,接著查詢確認預定拜訪的國外單位,並與外交部各駐外單位進行溝通聯繫,中間穿插著公務與家務的及時因應處理,生活步調如同緊繃的弓弦。在飛往歐洲的長程旅途中,原想可以慢慢調適卸下,但625個參訪機構的雄心壯志,等著在一個半月的旅程中一一實現!我,總是不自覺地挑戰自己的能耐!
          歐洲的參訪過程順利而美妙,由於事先已將相關問題透過駐外單位轉達,不管各個機構的電子文件或電子檔案的參與程度或發展進程如何,在訪談與參觀過程中,所有受訪與接待的學者、專家、機關首長或官員,都儘量提供相關資料並傾力進行解說,而友善親切的互動,也讓我國的檔案管理制度獲得適度的曝光與迴響,更贏得眾多珍貴的國際友誼,為未來進一步交流或合作留下可能的空間。結束訪問行程後,我帶著厚重的各國資料、超支所有的獎金、耗盡體力,卻又神采奕奕、心靈豐碩地歡欣返抵國門!此時,我尚未實質料到資料量與時間差的等比關係!
          抓住機會拓展自己的視野與蘊養能量,是我對自己的期許,但當回來面對一國又一國、一個機構又一個機構的龐雜資料時,學校又開學了!雖已通過博士班資格考試,但仍然有不算學分的高等研究方法課程,在週週寫報告、跑統計的負荷與難度下,原定的出國報告撰寫計畫全部打亂,工作一樣忙碌,么兒進入國三備戰階段,生活於是出現多重壓力,早上7點半進辦公室、晚上9點半離開,我開始懷疑自己太愛「自找麻煩」!
          終究還是要回歸與面對自己對自己承諾的本質,隨時抽空整理攜回的資料與上網找尋補充資料,試著建立架構、區分計畫、區分國家、區分機構、區分主題,探討相關研究重點,比較歐洲各國與我國的差異,在零碎的時間中,分次進行撰寫與重複檢視修正。就這樣,200多天的日子好像很漫長,卻又一閃而過!在此過程中,承蒙台大圖書資訊學所陳雪華教授於閱讀初稿後,給予的指導與提點,讓我又重新補充與修正了許多架構、資料與觀點,特藉此序敬致謝忱。
          在本研究參訪與撰寫的過程中,確實深刻感受電子時代帶給人們的便捷效率與創造無限可能,卻也同時形成難以化解的資訊負載與資訊迷失,而身為檔案主管機關的成員,在電子化政府政務的推動下,卻更應思索電子檔案的長期保存與長期取用問題,並尋求電子文件、電子紀錄與電子檔案間介接的最適切模式。本研究透過歐盟跨國計畫與規範的推動、歐洲國家的實際政策與作法,進而與我國目前推動現況進行比較分析,確實發現在政策、實務甚至理論面向的差距與異同,各國對電子文件與電子檔案管理的策略與態度,有積極、有審慎、有不信賴者,如何拿捏?如何截長補短?如何投入資源?如何奠定基礎?如何引導正確方向?都是我們未來的考驗。
          本研究係就歐盟與歐洲的推動經驗進行基礎性探討,期望對國內相關制度與政策,提供一些參考與建言,結論建議中並提出需要進一步研究探索的議題,亦期待有心之士奉獻更多的智慧與經驗,為資訊時代的文書與檔案管理尋求正確的路徑與出口。
          本研究倉卒成書,如有謬誤,敬請不吝指正賜教。本次能榮獲孫運璿基金會的獎項,要感謝的人很多,謹將頒獎當天個人的致詞內容附在本序之後,那是我由衷的謝意與心聲。



 

目錄:

第一章   .......................................................................... 1
    第一節 研究背景...................................................................... 1
    第二節 研究目的...................................................................... 4
    第三節 研究問題...................................................................... 5
    第四節 研究架構...................................................................... 9
    第五節 研究方法.................................................................... 10
    第六節 研究限制.................................................................... 12
第二章 歐盟電子文件與電子檔案相關計畫推動現況......... 15
   
第一節 電子紀錄管理模式規範MoReq............................... 15
   
第二節 網路服務長期保存與取用計畫PLANETS............. 26
   
第三節 歐盟其他相關計畫.................................................... 43
第三章 歐洲電子文件與電子檔案管理現況.......................... 47
   
第一節 歐盟執委會管理現況................................................ 47
   
第二節 英國管理現況............................................................. 55
   
第三節 德國管理現況............................................................. 71
   
第四節 瑞士管理現況............................................................. 82
   
第五節 荷蘭管理現況............................................................. 94
   
第六節 比利時管理現況....................................................... 105
   
第七節 愛爾蘭管理現況....................................................... 109
第四章 我國電子文件與電子檔案管理現況..........................119
   
第一節 我國國家概況........................................................... 119
   
第二節 我國政府文書政策與電子公文主管機關............. 121
   
第三節 我國檔案中央主管機關........................................... 126
第五章 歐洲各國與我國發展現況之比較...............................135
   
第一節 各國國家背景概況.................................................... 135
   
第二節 各國文件檔案政策機關........................................... 137
   
第三節 各國檔案管理機關.................................................... 138
   
第四節 各國電子文件管理政策............................................ 141
   
第五節 各國電子檔案長期保存策略....................................142
   
第六節 各國電子文件管理系統............................................ 143
   
第七節 各國電子文件與電子檔案格式標準....................... 144
   
第八節 各國電子文件與電子檔案安全機制........................ 146
   
第九節 各國電子檔案移轉方式與移轉年限........................ 147
   
第十節 各國參與歐盟相關計畫或規範情形......................... 148
第六章 結論建議.............................................................................151
   
第一節   .................................................................. 151
   
第二節   .................................................................. 161
   
第三節 進一步研究建議....................................................... 166

參考書目..........................................................................................169
附錄
   
一、訪談對象......................................................................... 177
   
二、訪談紀錄......................................................................... 181
   
三、參訪照片..................................................................... 225



 

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