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林秋燕女士
得獎單位及職務:行政院研考會檔案管理局副局長
出生日期:五十年三月二十八日
學        歷: 國立台灣大學圖書資訊學研究所博士班肄業
美國北卡大學教堂山校區資訊圖書學研究所超碩士
國立台灣大學圖書館學研究所碩士
國立台灣大學圖書館學系學士
經        歷: 行政院研考會檔案管理局副局長 檔案管理局主任秘書
國家檔案局籌備處
    高級分析師兼檔案資訊組及檔案管理組組長
行政院研究發展考核委員會
    政府出版品管理處專門委員、科長、編審
台北市立圖書館
    分館主任、研究員、輔導員、幹事

現服務單位:行政院國家發展委員會檔案管理局局長
重大事績貢獻:
一、主辦檔案法制並參與機關籌設,對我國檔案管理制度影響深遠
(一)主辦檔案法之研訂
  78年承命主辦檔案法草案之研擬,負責資料研析與議事行政事宜,歷時二年餘完成草案,送請行政院審核,續於81年5月間送請立法院審議,審議期間負責法案資料研析、說帖撰擬、公聽會辦理及相關協調事宜,終於立法院完成三讀,並經總統於88年12月15日頒布。該法案歷經十年,因其個人之專長,積極融入現代化檔案管理與開放民眾應用之精神,對我國檔案管理制度之發展,具關鍵影響。

(二)主辦檔案法相關子法
  89年4月投入國家檔案局籌備工作,籌建初期與首長、副首長組成四人小組,篳路藍縷,從無到有,協助創設我國檔案中央主管機關--檔案管理局。籌備期間負責規劃建立全國檔案管理制度與檔案資訊化事宜,同時兼任檔案管理組及檔案資訊組二組組長,肩負籌備重擔,帶領同仁在不到一年時間,蒐集分析各國資料,廣收各界意見,完成檔案法施行細則、國家檔案移轉辦法、檔案保存價值鑑定規範、機關檔案點收作業要點、檔案分類編案規範、檔案編目規範、機關檔案檢調作業要點、機關檔案保存年限及銷毀辦法、檔案閱覽抄錄複製收費標準、國家檔案開放應用要點、機關檔案管理單位及人員配置基準等10餘項檔案法子法之研擬。更主動規劃撰寫檔案管理作業要領、繪製標準作業流程、設計共通性表單及統計表格等,主編機關檔案管理作業手冊,作為全國檔案管理人員操作指南,對我國檔案管理標準化作業,具重大貢獻。更可貴的是,其於籌備處時期雖承受多倍於他人之工作負荷,仍能化簡馭繁、細膩周延、樂在工作,創造卓越績效。

(三)推動檔案管理新制
  90年11月檔案管理局成立後,接任主任秘書,以熟稔各項法令與制度之專長,襄助局長、副局長,統籌協調檔案管理新制之推動,偕同同仁透過實地輔導、培訓溝通與網路授課等方式,協助全國8千餘機關,於檔案法及相關子法91年1月1日施行時,得以同步啟動。嗣後更建議及協調研訂檔案管理十年發展策略,為國內檔案管理長期發展奠定基礎;積極建議爭取及協調推動公共資訊服務資料庫建置工作-檔案回溯編目建檔子計畫、擴大公共建設方案-全國檔案資訊系統建置計畫,挹注設備資源與人力,協助全國各機關進行數億筆回溯檔案目錄建檔整理,加速政府施政紀錄開放查詢與應用;續以民營化檔案為範疇,主動協調提列台灣產業經濟檔案數位典藏計畫,爭取加入數位典藏國家型計畫第二期,推動數位化共同規範與格式標準,建立國家檔案與國家型數位典藏之合作關係,並提前開放相關檔案應用。

(四)推展檔案多元典藏與應用策略,共同研議檔案法修正草案
  96年10月陞任檔案管理局副局長,督導同仁規劃建立國家檔案典藏策略、複製儲存策略、保存修護策略及國家檔案館興建計畫草案等,並以創新觀念,提出「檔案.無限的可能—98~101檔案服務UP宣言」,宣示國家檔案典藏、保存、應用、資訊與民眾意識5項UP(Unlimited Potentiality)策略,作為檔案顧客服務向上提升及創造無限價值之中程發展指引。另為因應檔案法與政府資訊公開法之競合以及突破檔案法施行以來過度集中審核之困境,襄助局長,共同研議修正檔案法草案,於98年6月送請行政院審議,期為檔案法制建立更積極合理之分級管理與開放制度。

(五)長期耕耘的國內檔案專才
  78年迄今20年期間,深度參與不同階段檔案法與相關制度之研訂,發揮個人專長,勇於面對問題,以持續追求更好的精神,尋求國家行政基本制度之完備,對國內檔案管理制度影響深遠,也是目前國內學術界與實務界公認兼具檔案理論與實務的卓越人才。
二、規劃全國檔案資訊基礎,建立整合查詢窗口,加速資訊流通
(一)建立檔案資訊整合架構基礎
  掌握先機,研訂機關檔案管理資訊化作業要點,推動檔案資訊化共通平台與規範,造就我國檔案資訊優於世界各國之整合發展特色。於檔案法未施行前之籌備階段,即研提「全國檔案資訊系統建置計畫」,建立資訊發展基礎架構,以全國檔案目錄集中查詢、機關檔案管理分散作業、國家檔案集中應用、機關檔案分散應用之理念,分階段發展國內檔案資訊體系,免費提供數千個機關使用檔案目錄建檔與檢測軟體,避免機關重複投資,節省公帑。運用網際網路特性,規劃建置全國機關檔案目錄查詢網(NEAR),透過線上彙送機制,整合數億筆檔案目錄,便捷民眾一站查足而據以申請應用機關檔案。此項在短時間內彙整提供大量機關檔案電子目錄提供查詢之成果,在世界各國尚屬創舉,對政府資訊目錄之開放具積極促進效用。

(二)推動建立電子檔案管理制度基礎
  鑑於國內日益增多之電子文件紀錄,尚無相關規範可資遵循,92年間奉命協同學者及同仁分組研究訂頒機關電子檔案管理作業要點,作為各機關管理非機密性且完成線上簽核之檔案,以維持電子檔案之真實、完整與可及,為後續電子檔案長期保存與取用奠定發展基礎。

三、推動國家檔案多元加值研究推廣與檔案資源共享
(一)建立線上與實體檔案展併重模式,積極推播檔案應用意識
  90年辦理首次檔案展覽時即提出線上展覽之觀念與做法,突破檔案時空限制,結合辦理二二八事件、美麗島事件與憲政檔案等多次國家檔案展覽,並協調建立機關合作模式,辦理百件教育檔案、百件衛生檔案、百件經濟檔案、921地震十週年檔案展等展覽,建立檔案展覽實體與線上展覽併重之推廣模式。深度參與同仁進行各項展覽之規劃督導,以開誠佈公之精神,多元推播檔案應用種籽,期建立政府施政紀錄開放透明之形象。

(二)深化檔案資訊傳播管道,多元開發檔案價值
  結合學者研究及同仁潛能,致力建立檔案加值研究多元管道,計畫性編印各類國家檔案導引、專題選目、主題彙編、人名索引、不同民營化事業體與其他國家檔案之研究,在機關內引進國家檔案電子書與出版品整體設計觀念,印製生動活潑之出版品及提供網路瀏覽與下載閱讀之體驗,拓展檔案資訊傳播管道。96年起擔任檔案樂活電子報(ArchivesLOHAS)召集人,積極開發擴散國家檔案深化動人故事與檔案小智囊等專欄,每月推播國家檔案訊息至6千餘訂戶。

(三)建立國家檔案研究獎勵與規劃教材研發做法
  為促進學術界及民眾應用國家檔案之興趣,97年提出研究獎勵構想,主動徵求國家檔案研究計畫,提供研究者免費閱覽與複製,並擇優獎勵。而為進行紮根工作,正規劃研訂國家檔案教案編製計畫,擇選可與國小、國中、高中、大學相關課程單元結合之國家檔案素材,期編製整合影音動畫之線上教案,提供教師使用,建立檔案與教學之合作模式。

(四)建立國內第一個檔案資源整合平台
  為整合檔案管理局、國史館、台灣文獻館、中研院近史所、國家圖書館、台大圖書館、行政院文建會等分散典藏之政府或民間檔案資源,97年主動規劃建立國內第一個檔案資源共享平台,預定98年底完成,便捷民眾查詢使用跨機關檔案資訊資源。

四、規劃建立政府出版品電子化與寄存制度,推動出國報告上網基礎
  任職行政院研考會政府出版品管理處科長與專門委員期間,推動建置政府出版品資訊網,整合機關作業、統籌管理、寄存與流通查詢介面、研訂電子化格式與繳交制度、建立政府出版品寄存制度、發展寄存圖書館系統及整合建置跨平台之政府資源網等,為我國政府出版品資訊化整合管理與銷售服務,跨出關鍵起步。
84年與國家圖書館合作建置公務出國報告目錄暨全文影像系統,創當時最大影像資料庫處理量。88年續整合電子檔線上繳交、管理考核與民眾應用功能,更新為公務出國報告管理資訊網,大量降低紙本掃描與儲存成本,節省公帑,提升管理、檢索與應用效能,迄今仍持續運行。

考察研究計劃:

主題:電子化政府與電子檔案管理政策
    隨著資訊科技及網際網路的快速發展,各國政府莫不戮力推展電子化業務運作與對民眾提供線上服務,電子化政府成為資訊社會中政府效能的象徵,而原生性或衍生性電子檔案資訊資源更是實施電子化政務必然的輸入與產出。當政府大量採用電子科技處理業務,用以促進資訊交流及進行業務程序自動化,如何進行有效而全面的電子檔案資訊資源管理,以提升政務效率,並確保檔案資訊長期存取與長期安全,是各國政府必須嚴肅面對的課題。
    檔案是人類活動的產物,也是政府各項業務運作的紀錄,可作為行政稽憑、法律信證與史料研究之憑據,以其原生性、唯一性、不可替代性等特質,成為最具權威性的公共資訊資產。而電子檔案因形成過程中的真實性與完整性容易受到竄改,且媒體儲存年限無法確保長期的特性,在管理政策上,面臨較過去以紙質為主的檔案施政紀錄更大的困難與挑戰。尤其近年來,各國內外整體資訊環境發展愈加普及,大量電子文件不斷地以幾何級數速度産生,電子檔案管理議題已成為各國推動電子化政府面對的巨大挑戰之一。
    政府電子化資訊來自不同的管道,常以多種形式和媒體儲存,記錄決策和業務推展過程的資料混合儲存,甚至有紙質檔案、電子郵件和電腦處理的文書等混合形式並存現象,而每種形式往往只佔整體紀錄的一部分。由於政府業務是持續的,並非電子化才產生的,為維持檔案內容的連貫性,確保檔案的真實性及完整性,使得電子檔案管理的問題更形複雜。
    歐盟成立以來,就意識到這個重要的議題,為加速歐盟成員政務推動效能,積極研訂電子檔案製作及保存標準,期縮短成員國間的差異,便於訊息交換,以維持其與美中兩國抗衡的地位。由於,歐盟體系完整,並經過成員國組織長年的磨合,所發展出的標準與規格,成為世界各國的典範,為使我國能維持國際競爭力,確保電子化施政紀錄得以適切整合保存與長期取用,期透過深入的參訪及考察,強化我國電子檔案管理政策。 

    本研究計畫重點包括:
一、電子檔案管理模式、長期保存標準與實驗情形
    考察訪問以歐盟之電子檔案管理規範模式作為切入點,由於歐盟執行委員會(EC, European Commission)早於2001年推出電子檔案管理模式規範MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records),作為會員國推動電子檔案管理之基礎,並廣為歐洲各國採用,為因應資訊科技的推展與變化,2008年起以具相容性的更新版MoReq2作為電子檔案管理規範推動模式。MoReq2具有可因應不同國家、不同組織或不同紀錄形式特殊需求的彈性發展模組,由歐盟文件生命週期管理論壇(Document Lifecycle Management Forum)最頂尖的專家負責審定,具備空前的權威性,對歐盟及世界各國關注電子檔案管理課題之政府或民間企業具有極大的參考價值,不同的政府或組織應依個別政策與需求進行差異調整,以建構適切之電子檔案管理模式。
    MoReq2以網路服務長期保存與取用計畫PLANETS(Preservation and Long-term Access through Networked Services),將遍佈歐洲計16個主要的國家檔案館、國家圖書館、學術機構或資訊廠商加以整合實驗,本計畫考察重點將以此項計畫成員為主要對象。PLANETS旨在規劃電子檔案長期保存與取用功能,在結構化與可控制方式下,進行保存作業,並具體發展描述電子檔案之方法論、工具與提供服務,進行實作轉置或模擬電子檔案及建置測試平台等,透過互通架構加以整合。該計畫組織不但提供計畫外組織相關電子長期保存規劃評估服務,同時,協助不同組織確認不同電子檔案長期保存計畫之有效性,並提供決策支援與風險評估模組。由於長期保存技術多元且複雜,該計畫係由各參與組織共同協力發展,如以英國國家檔案館為實驗轉置技術中心、荷蘭國家圖書館發展模擬技術、由大英圖書館負責整合各分項研究成果等,並在各成員間擇其特色典藏進行實作,例如徳國及丹麥等檔案館或圖書館。

二、電子檔案管理技術之推廣與培訓情形
    落實電子檔案長期保存與取用之運作,除技術性問題外,實際營運所須工作項目相形複雜,傳統檔案人員難以直接勝任,唯有透過持續性相關教育訓練於做中學,同時開發功能強大的使用介面,才可能成功。其推廣培訓內容包括如何規劃電子檔案保存服務、提供適合不同國情、語言文字,因應使用者個別化需求。同時,教育目的力求落實精密測試平台操作訓練,以確保作業過程中維持資料完整性、可紀錄作業過程及服務細節事項,此外,尚包含如何推展電子檔案保存實務,以結合傳統檔案內容等。歐盟相關經驗值得深入了解,作為國內推動參考。

三、電子檔案管理政策與電子化政府推動政策之銜接
    深入了解歐盟成員國,發展電子檔案管理政策對電子化政府相關業務推動的實效,以及其政府機關內部對電子文件管理系統(EDMS, Electronic Documents Management System)、電子檔案管理系統(ERMS, Electronic Records Management System)、數位內容管理系統(CMSs, Content Management Systems)等系統銜接整合應用之情形,了解其如何解決傳統媒體與新興儲存媒體整合查詢服務等相關作為,如何落實以無縫隙流程觀點緊密結合業務紀錄與政務文件,有效擷取、清理、分類及控制資料內容及詮釋資料,簡化電子檔案長期保存與取用流程。

    本計畫預期效益包括:
一、掌握歐盟電子檔案管理政策與規範內涵。
二、了解歐盟電子檔案管理規範實驗與推廣培訓成果。
三、了解歐盟電子檔案管理政策如何回應至電子化政府推動政策及機關施政紀錄之運作。
四、提出強化我國電子檔案管理政策與相關規範、做法之建議。
五、提出回應至我國電子化政府推動政策之建議,期建構為全民、為歷史紀錄負責的紮根思維與前瞻策略。

 
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